Hogyan kerülhetjük el a leggyakoribb számlázási hibákat?

A NAV ellenőrzések során egyre szigorúbban vizsgálják a számlaadat-szolgáltatás pontosságát és a számlázási gyakorlat jogszerűségét. Emellett a vállalkozások ügyletei is egyre összetettebbé válnak, ami növeli a hibázás kockázatát. Bonácz Zsolt adószakértő a 2025. június 4-i számlázási hibákat elemző előadásában hangsúlyozta, hogy a számlázási hibák döntő része nem technikai, hanem jogértelmezési eredetű. A számlázóprogram ismerete önmagában nem véd meg a hibáktól, csak a számlázási szabályok mélyebb megértése képes ezt biztosítani. A számlázási hibák jelentős része ugyanis abból ered, hogy sem a kibocsátók, sem a befogadók nem ismerik kellő mélységben az Áfa tv. alapelveit. 

Áfa-törvény alapelveinek jelentősége

Előadónk szakmai előadásában kiemelte: ha az alapelveket megértjük, már ezzel számos hibát megelőzhetünk. Gyakori tévedés például az, amikor összekeverik az adómentességet a nem adóztatható gazdasági eseménnyel, vagy amikor a teljesítési helyet a fizikai teljesítési hely alapján határozzák meg, holott az Áfa tv. ettől eltérő szabályokat alkalmaz. 

Hibás megközelítések

A számlázási hibák mögött gyakran nem egyszerű adatbeviteli tévedések állnak, hanem a számlázási folyamat téves megközelítése. Bonácz Zsolt többször hangsúlyozta: nem elég „ahogy szoktuk” alapon számlázni, és a számlázóprogram sem gondolkodik helyettünk. Tipikus hiba, ha a számlázandó ügylet pontos tartalmát és jogi megítélését nem kerül tisztázásra a számla kiállítása előtt. Ugyancsak téves, ha a kibocsátó az ügyletet nem megfelelően minősíti (pl. nem dönt arról, hogy adóköteles, adómentes vagy egyáltalán az Áfa tv. hatálya alá tartozik-e), vagy ha azt feltételezi, hogy ha a számlázóprogram engedte a számla kiállítását, akkor az helyes is. 

Adattartalmi hiányosságok

A számlán a teljesítés tartalmát egyértelműen ki kell fejezni. Ez különösen fontos összetett vagy nagy értékű ügyleteknél. Az előadó példaként említette: ha valaki többmilliós értékben bútort ad el, a számlán nem elegendő annyit feltüntetni, hogy „bútor”, mert az nem teszi az ügylet tárgyát egyértelműen beazonosíthatóvá. Szintén jellemző hiba, ha a teljesítési időpont helyett teljesítési időszakot tüntetnek fel ott is, ahol az Áfa tv. egy konkrét teljesítési napot ír elő. Az ilyen pontatlanságok különösen kockázatosak, mert a NAV gyakran ezek alapján vizsgálja, hogy jogosult-e a vevő az áfalevonásra.

Fordított adózású ügyletek számlázása

A fordított adózás alá tartozó ügyletek számlázása az egyik leggyakoribb hibaforrás. Az egyik legfontosabb szabály: ha az ügylet teljes egészében fordított adózás alá esik, akkor a teljes ellenértéket ennek megfelelően kell számlázni, az adóalapot nem lehet mesterségesen szétbontani. Az előadó kiemelte: gyakran előfordul, hogy a vállalkozások a munkadíjat fordított adózással számlázzák, míg a beépített anyagot egyenes adózással, ebben a formában ez helytelen. Ha az anyag az ügylet teljesítésének része (pl. beépítésre kerül), akkor az teljes egészében a szolgáltatás ellenértékének részét képezi, és arra is a fordított adózás szabályait kell alkalmazni. 

Számla korrekciója

Ha hibás számla kerül kiállításra, a korrekció módja sem mindegy — ezt Bonácz Zsolt a 2025. június 4-i előadás során külön is hangsúlyozta. Fontos tudni, hogy az Áfa tv. nem ismeri a „technikai érvénytelenítés” fogalmát. A hibás számlát sztornózni kell, vagy módosító számlát kell kibocsátani. A NAV álláspontja szerint egy alapszámlához egy módosító számla kapcsolódhat, a módosításokat ennek keretében kell végigvinni. Jellemző hiba, hogy a számlakibocsátók több módosító számlát generálnak egymás után, így a számlaláncolat átláthatatlanná válik. Az előadó felhívta a figyelmet arra is, hogy a számla korrekcióját nemcsak az Áfa tv., hanem a számviteli törvény előírásai alapján is dokumentálni kell.

Számlázási határidő

A számlát a teljesítési időponttól számított 15 napon belül ki kell állítani, és e határidő elmulasztása mulasztási bírságot vonhat maga után. Különösen jellemző hiba, hogy számos számlázóprogram lehetőséget ad az azonnali számlázás elhalasztására, de az előadó szerint a gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy a késlekedés miatt számos vállalkozás a törvényi határidőn túl számláz, ami a NAV szempontjából egyértelmű jogsértés. Az előadás egyik tanulsága az volt, hogy a számlázási folyamatokat úgy kell kialakítani, hogy a határidők betartása a napi működés természetes részévé váljon.

Devizás számlák sajátosságai

A devizában kiállított számlák esetében gyakori hibaforrás, hogy a forintban megjelenítendő adatok nem megfelelően szerepelnek a számlán. Bonácz Zsolt kiemelte: az Áfa tv. előírásai szerint a fizetendő adót forintban is fel kell tüntetni, és ezt a kötelezettséget nem pótolja az adóalap vagy az ellenérték forintosítása. További tipikus hiba, hogy a számlán az alkalmazott árfolyamot nem tüntetik fel, holott ez kötelező adattartalom. 

Nem létező szabályok kitalálása, betartása

A számlázási hibák egyik meglepően gyakori forrása, hogy a számlakiállítók a jogszabályokban nem létező szabályokat alkalmaznak. Az Áfa tv. nem tartalmaz például olyan előírást, amely szerint az előlegszámlát csak meghatározott időpontig lehetne kiállítani, vagy hogy a folyamatosság jogszabályi fogalom lenne. Az előadó rámutatott: gyakran a vállalkozások belső szokásai, szóbeszéd útján terjedő „szabályok” alapján járnak el, ezek azonban jogilag megalapozatlanok. Mindez azt eredményezheti, hogy a kiállított számla nem felel meg az Áfa tv. előírásainak. A szakmai gyakorlatban ezért kulcsfontosságú, hogy a számlázási szabályokat kizárólag a hatályos jogszabályokból vezessük le — hangsúlyozta az előadó.