Hogyan vezesse egy katás vállalkozás a bevételi nyilvántartását?

Amit biztosan tudunk: ugyanúgy mint régen az evásoknál, most a katásoknál is minimum elvárás a bevételi nyilvántartás vezetése. Persze az evás cégeknél választható volt a számviteli törvény hatálya alá való tartozás is és ezzel együtt a beszámolási kötelezettség, a katás Bt-nél ez nem opció. 

Habár sok könyvelő katás vállalkozás ügyfelét is kettős könyvvitelben könyveli, de a KATA törvény elég egyértelműen fogalmaz azzal kapcsolatban, hogy mit vár el a katásoktól. És bizony a kettős könyvvitelben vezetett könyvelés alapján elkészíthető analitikák alapján nem biztos, hogy teljesen korrekt bevételi nyilvántartást lehet készíteni. 

Természetesen egyszeres könyvvitel vezetése is teljesen elfogadható egy katás vállalkozás esetében, lényeg, hogy az a törvényben elvárt adatokat tartalmazza.

Mit kell tartalmaznia a bevételi nyilvántartásnak?

Visszatérve a törvényre: ott igazából annyit ír csak a jogszabályi szöveg, hogy a bevételi nyilvántartásban időrendben, folyamatosan, ellenőrizhető módon kell nyilvántartani és rögzíteni minden olyan adatot, amely az adókötelezettség teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges. 
Formailag pedig nincs előírva, hogy ez programban, excel táblázatban vagy kockás füzetben történjen. Szoktuk mondani, hogy az excel tábla előnye a kockás füzettel szemben, hogy legalább összeadja korrektül a számokat, valamint többféle szűrési feltételt is beállíthatunk benne. 
Továbbolvasva a törvényt, annyit tudhatunk még meg, hogy a bevételi nyilvántartásnak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) sorszám;
b) a bizonylat sorszáma;
c) a bevétel összege;
d) a bevétel megszerzésének időpontja.

Mondjuk csupán ezeket az adatokat tartalmazó nyilvántartás a nyugtával dokumentált bevételek esetén elegendő is.

Viszont ha valamit tanácsolhatunk: a számlák esetén ezt érdemes kiegészíteni még az alábbiakkal:

• számla dátumai (keltezés, teljesítési időpont, fizetési határidő),
• vevő neve (és ha éves 1 millió Ft feletti partnerről van szó, akkor az adószámát és címét is célszerű a nyilvántartásban rögzíteni),
• devizás számla esetén devizás bevételi összeg,
• a törvény szerint a forintra történő átváltásnál alkalmazandó árfolyam,
• és ebből a forintos bevételi összeg kiszámítása.

A kisadózás kezdetekor még nem volt benne a törvényben, de néhány év múlva bekerült a következő  mondat is:
„A bevételi nyilvántartás vezetésével összefüggő kötelezettséget teljesítettnek kell tekinteni, ha a kisadózó vállalkozás az általa kiállított nyugtákat, számlákat teljes körűen megőrzi akkor, ha e dokumentumokból a bevétel megszerzésének időpontja hitelesen megállapítható.” 

Sajnos ezt a mondatot sok laikus vállalkozó úgy értelmezte, hogy nem is kell semmiféle nyilvántartást vezetni, hanem elegendő ha megőrzi a számláit. 
Azonban azt már nem mondta el nekik senki, hogy ez kizárólag a készpénzes számlák és nyugtás bevételek esetén jogszerű, hiszen az átutalásos számláknál önmagában a számla nem bizonyítja a pénz beérkezését, arra kizárólag a bankszámlakivonat az alkalmas. 
Persze nehéz elképzelni, hogy manapság túl sok olyan vállalkozó akad, akinek az év során egyetlen átutalásos számlája sem készül. 

Amennyire látjuk a NAV ellenőrzési gyakorlatát a katások tekintetében: amit biztosan kérnek a számlákon túl, azok a bankszámlakivonatok, a pénz beérkezésének bizonylatai.  Ezen túl egy komolyabb ellenőrzés esetén a bevételi nyilvántartást is.
A törvényben találunk arra is utalást, hogy a nyilvántartásban adatot rögzíteni, módosítani és törölni csak bizonylat alapján lehet. Továbbá azt is, hogy a nyilvántartásban rögzített adatot módosítani vagy törölni csak úgy lehet, hogy az eredeti adat a módosítást, illetve a törlést követően is megállapítható legyen. Ez főleg akkor lényeges, amikor egy előző év önellenőrzését kell elvégeznünk. Tehát ez esetben külön nyilvántartás kell az eredeti bevallás analitikájaként, és egy új nyilvántartás, amiben már át van vezetve a módosítás.

Mi a helyzet a sztornó és a helyesbítő számlákkal?

Véleményem szerint természetesen azokat is fel kell tüntetni a bevételi nyilvántartásban, hiszen ha csak egy számla sorszámunk is kimaradna, akkor már nem biztosított a törvény által előírt folytonosság elve. Így az a jótanácsom, hogy a bevételi nyilvántartásba az eredeti számla és a helyesbítő vagy sztornó számla adatai is mindig kerüljenek felvezetésre .

Meddig kell megőrizni a bevételi nyilvántartást?

A jogalkotó a katások esetében a számlákra és a nyilvántartásra is egy 5 éves őrzési időt határoz meg, vagyis a kiállítás adóévét követő 5. naptári év végét jelöli meg, ami a sztornó számlákra is kiterjed.

Mi a helyzet az áfás katásokkal?

Mivel nem minden katás alanyi mentes, hanem vannak bizony áfások is, akik havi/negyedéves/éves gyakorisággal áfa bevallásra kötelezettek, ezért az ő nyilvántartásukról külön ejtenék szót. 
Számukra ugyanis az ÁFA törvény a bevallásban elszámolt fizetendő és levonható áfa alátámasztása céljából  analitika vezetését is előírja. 
Igazából, ha már van valakinek egy korrekt bevételi nyilvántartása, akkor abból a fizetendő  áfával kapcsolatos analitika pikk-pakk előállítható az alábbi tartalmi elemek beemelésével:
a) az áfafizetési kötelezettség időpontja
b) nettó összeg
c) áfa összege
d) bruttó összeg
e) áfa kulcs

Áfamentességet élvező ügyletek számlázása esetén szükséges az is, hogy ezeket a tételeket az analitika bevallási soronként részletezze.
Áfás katás vállalkozás esetében is előfordulhat, hogy valamely számlát a bevallás tájékoztató sorainak (88-95. sorok) valamelyikében kell szerepeltetni. Mindenképpen szükséges, hogy az analitika erre is kitérjen.
 Az áfás katásoknál természetesen ne feledkezzünk meg a bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezettekre vonatkozó speciális rendelkezésekről sem  (45 napos szabály).

Természetesen áfát katásoknak analitikát kell vezetni a bevallásban elszámolt levonható áfát alátámasztó számlákról is.