Házon belül, vagy kiszervezni – így döntsd el

Mi a kiszervezés és miért fontos számodra is?

Vállalkozásod működése sok, többé-kevésbé rendszeresen ismétlődő teendővel jár. A teljesség igénye nélkül: szükséged lehet egy honlapra, azt frissíteni kell, üzemeltetni kell, hirdetned kell, szükséged lesz egy könyvelőre. Ha kereskedsz, a készletedet raktározni, tárolni kell, a megrendeléseket össze kell állítani, és ki kell szállítani. Számítógépeidet, egyéb termelőeszközeidet, céges autóidat, ingatlanjaidat karban kell tartani, időnként javítani kell.

Ez mind-mind pénzbe kerül: munkaerő, és a feladat elvégzéséhez szükséges eszközök kellenek hozzá. Dönthetsz úgy, hogy ezeket cégként saját magadnak csinálod meg. Ekkor pénzbe fognak kerülni az említett dolgok, amit vállalkozásod működéséből kell kigazdálkodnod, és hónapról-hónapra fix kiadásként jelentkeznek majd. És dönthetsz úgy is, hogy ezeket egy külső szolgáltatóra, alvállalkozóra bízod, vagyis kiszervezed.

Általános értelemben véve a kiszervezés azt jelenti, hogy egy projektet, vagy munkafolyamatot szerződés szerint egy ezzel megbízott, külső vállalkozás végez el számodra.

Ha vállalkozásod elért egy bizonyos méretet, azért érdemes némi időt fordítanod rá, mert jól alkalmazva azonnali költségmegtakarítást jelent, belső források szabadulnak fel, javul a cash-flowd. Ezen kívül vállalkozásod működése rugalmasabbá válik, ami a mostani, gyorsan változó üzleti környezetben egy komoly versenyelőny lehet.

Milyen versenyelőnyöket adhat a kiszervezés?

Alapvetés, hogy minden vállalkozásnak van egy irányító, adminisztratív, és egy termelő része. Nagyon leegyszerűsítve, csak direkt kiadásokat nézve, az adminisztráció viszi, a termelés hozza a pénzt. Mindkét fő tevékenységcsoportban van, amire folyamatosan szükséged lesz, és lesz olyan, amire csak esetenként, vagy csak szezonálisan.

Az összes folyamatnak lesz egy fix költsége: ez azt jelenti, ezeket akkor is ki kell fizetned, ha éppen nem volt bevételed, vagy a szezonalitás miatt éppen alacsonyabb, mint az év többi időszakában.

Ez a havi, fix működési költség „rontja” a cash-flowdat. Máshonnan megközelítve, a marketing, a termékfejlesztés, az árukészlet finanszírozása elől viszi el a pénzt. Vagyis csupa olyan tevékenység elől, amelyek közvetlenül, vagy közvetve, de bevételt, és profitot termelnek majd.
Ezért érdemes ezeket a fix költségeidet amennyire csak lehet, alacsonyan tartani, hiszen így több saját forrásod marad arra, hogy vállalkozásod pénzt tudjon termelni.
A korábbi évek pénzbősége után a vállalkozások most nehezebben, és drágában jutnak külső, banki forráshoz, mint eddig. Ez azt jelenti, ha van egy változás, pl. egy új piaci igény, amire érdemes gyorsan reagálni, külső forrás bevonásával lényegesen tovább fog tartani, mint annál, akinek van azonnal felhasználható, szabad forrása.
Vagyis, felidézve a régi mondást: cash is The King. Azaz ha vállalkozásodban van kéznél szabadon elkölthető forrás, meg tudod előzni a konkurenciát, hamarabb tudsz lépni.
Így a kiszervezés helyes alkalmazásával azonnal befektethető, profitot generáló forrásokat takaríthatsz meg, és rugalmasan, gyorsan tudsz reagálni  a piaci körülmények változására.

Mit lehet, és mit érdemes kiszervezni? Melyek a leggyakrabban kiszervezett folyamatok?

Kiszervezni –elméletileg- bármit ki lehet, a gyakorlatban ilyen soha nem fordul elő. Bizonyos cégméret alatt jellemzően azokat a tevékenységeket, folyamatokat szervezzük ki, amelyek bár nem tartoznak közvetlenül vállalkozásunk fő (közvetlen bevételt termelő) tevékenységei közé, mégis nélkülözhetetlenek a vállalkozásunk működéséhez. Ellátásuk azonban olyan ismereteket kíván meg, amelyekkel általában nem, vagy csak részben rendelkezünk, és azok megszerzése aránytalanul drága lenne, és a későbbiekben nem is igazán használnánk ki.
Egy KKV-nál ezek a tevékenységek leggyakrabban a könyvelés, IT-webes háttérszolgáltatások, marketing, logisztika, egyes karbantartási munkák, logisztika, jogi, és egyéb tanácsadói tevékenységek.
Így kiszervezni általánosságban azt a tevékenységet érdemes, amelynek az elvégzése (a szükséges tanulás + a közvetlen ráfordítások) egységnyi idő alatt többe kerülnének, mint amennyi profitot termelsz közben.

Kiszervezés - pro és kontra

Tapasztalataink szerint a kiszervezés során az első szűk keresztmetszet nagyon sokszor maga a vállalkozó, a cég tulajdonosa, vezetője. Ennek oka az, hogy egy induló kisvállalkozásnál jellemzően mindent saját magának kell megoldania. Emberi tulajdonság, ha valamit sokáig ugyanúgy csinálsz, akkor megszokod, és azt fogod jónak, beváltnak érezni, teljesen függetlenül attól, hogy tényleg jó-e úgy, ahogy van.

Egy darabig tud működni, hogy mindent, vagy szinte mindent te csinálsz. Egy idő után azonban nem a mikromenedzselés lesz a legfontosabb vállalkozói feladatod.

Helyette vállalkozásod korábban meghatározott, hosszabb távú célok mentén történő fejlesztésére célszerű fókuszálnod.
Ez pedig azzal jár, hogy el kell engedni a „mindenhez IS értünk” mentalitást, és egyes részfeladatokat másra bízni. Az első lépéseket biztosan nem könnyíti meg a bizalom a hiánya, az, hogy sokszor nehéz megbízható partnert, alvállalkozót találni. Tapasztalataink szerint a kiszervezésnél ez szokott az első számú olyan probléma lenni, amit le kell győzni, meg kell ugrani.
Ha sikerült, jöhet a feladatok delegálása. Amit, ha jól menedzseled a folyamatot, mindenképp nyersz majd: időt, pénzt, felszabaduló figyelmet. Innen nézve a kiszervezés a közvetlen költségmegtakarítás mellett vállalkozásod jövőbeni profitkilátásait is javítja, ezért érdemes rá részben befektetéséként is tekintened.
Az anyagi oldalát már körbejártuk, az egyik legfontosabb döntési szempont, és azonnali költségmegtakarítást, avagy nyereséget jelent. Jól megválasztott partner esetén szinte biztos, hogy az adott feladatot jobb minőségben, pontosabban, gyorsabban tudja megcsinálni, mint te, hiszen ő ahhoz ért. Vagyis értékes időd szabadul fel, ami vállalkozóként az egyik legfontosabb erőforrásod.
A kiszervezéssel ideális esetben végre nem neked kell foglalkoznod egy csomó napi szintű dologgal, így az időd mellett több figyelmet tudsz majd a valóban fontos dolgokra fordítani. Azokra, amelyek vállalkozásodnak új vevőket jelentenek, ami több bevételt, és hasznos is jelent majd.

A kiszervezésnek természetesen buktatói, veszélyei is vannak. A leggyakoribb az, hogy sajnos nem biztos, hogy elsőre megtalálod a számodra valóban ideális partnert.

Ez főleg akkor problémás, ha még ajánlást sem tudsz kitől kérni, hiszen az interneten olvasott hirdetéseket érdemes fenntartásokkal kezelni. Alvállalkozó, partner keresésénél sokat segít, ha az elvárásaidat, ajánlatkérésedet minél pontosabban, részletesebben fogalmazod meg azért, hogy lehetőleg pontosan érthető legyen, mit is szeretnél. Ezzel rengeteg későbbi félreértésnek elejét lehet venni. Mielőtt egymás tenyerébe csaptok, a kölcsönösen elfogadott ajánlatot, és a feltételeket mindenképp foglaljátok egy részletes írásos szerződésbe, amely az együttműködés során mindkét fél vállalásait, és kötelezettségeit tartalmazza, és mindkét fél érdekeit védi.
Vannak olyan területek (pl. termék-, vagy szoftverfejlesztés, vagy egyéb, érzékeny adatokkal történő munka), ahol a kiszervezés kockázatos lehet, esetleg nem is járható út. Ha mégis, előtte mindenképp tájékozódj a pontos adatvédelmi szabályokról, gondoskodj a GDPR megfelelésről, ugyanis adatkezelőként ez is a te felelősséged.
Kiszervezésnél mindig tartsd szem előtt: az ügyfél veled szerződik, nem az alvállalkozóddal. Ha elmész egy étterembe, és nem vagy elégedett a felszolgált vacsorával, nem az fog érdekelni, hogy melyik beszállító alapanyagával volt probléma, hanem az, hogy nem azt kaptad, amire számítottál.
Hasonló helyzetben, ügyfeled veled szerződött a megfelelő teljesítésre, alvállalkozód hibáját nem háríthatod tovább, azért elsődlegesen neked kell vállalni a felelősséget. Még akkor is, ha néha ez előre nem várt plusz kiadással jár majd.