A számlabefogadó gyakorlati teendői és kötelezettségei
Olvasási idő: 5 perc
A számlabefogadás során számos szabály és előírás betartása szükséges a számviteli és adójogi követelmények teljesítéséhez. Hogy néz ki a számlák kezelésének törvényi háttere, mik a visszaküldés feltételei, mik a fiktív számlákkal kapcsolatos teendők és miként kell javítani a hibás számlákat? A számlabefogadás szabályait részletező összeállításunkban választ kaphat a témával kapcsolatos kérdésekre.
Ahogyan arra szmlabefogadási útmutatónk is utal, számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) egyértelműen meghatározza, hogy mi minősül bizonylatnak, és milyen kritériumoknak kell megfelelnie. A törvény előírja a dokumentumok kezelésének szabályait is, melyeket minden számlabefogadónak figyelembe kell vennie a gyakorlatban. Ezek az előírások nemcsak a számviteli, hanem az adójogi elvárások szempontjából is irányadóak – olvasható a tematikus kiadványunkban.
A számviteli törvény előírásainak megfelelően, a bizonylat minden olyan okmány, amelyet egy gazdálkodó állít ki vagy kap, és amely alátámasztja a gazdasági események számviteli elszámolását. Ide tartoznak többek között a számlák, szerződések, bankkivonatok és egyéb, hasonló jellegű dokumentumok. Ezeknek a bizonylatoknak formai és tartalmi szempontból is hitelesnek kell lenniük. A törvény előírása szerint a bizonylatokat világosan és érthetően kell elkészíteni, a világosság elvének megfelelően.
A bizonylatokat, így a számlákat is, a gazdasági esemény megtörténtekor vagy annak időszakában kell kiállítani, magyar nyelven. Az adatok más nyelveken is feltüntethetők, de a fő nyelvnek magyarul kell lennie. Azonban a törvény lehetőséget biztosít arra, hogy idegen nyelven is kiállíthatók legyenek a bizonylatok, ha az adott gazdasági művelet jellemzői ezt indokolják.
A hitelesség és a pontosság érdekében az idegen nyelvű bizonylatok magyar fordítását is el kell készíteni, és belső szabályzatban kell meghatározni ezek kezelését.
A számlák kezelésének szabályai
A törvény előírja, hogy a számviteli bizonylatokat az adatokat tartalmazó dokumentumok időtállóságát biztosítani kell a számviteli megőrzési időn belül. Ez azt jelenti, hogy
a bizonylatokat olvasható formában és visszakereshető módon kell megőrizni legalább 8 évig. Ez a kötelezettség nem szűnik meg szervezeti változás esetén sem, és a dokumentumokat a szervezeti átalakuláskor is meg kell őrizni.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat elektronikus formában kell megőrizni, a digitális archiválás szabályainak megfelelően. A módszernek biztosítania kell, hogy az adatok késedelem nélkül előállíthatók és folyamatosan leolvashatók legyenek, valamint kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Ez az előírás vonatkozik a befogadott elektronikus számlákra is. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatok elektronikus másolatai is elfogadhatók, ha a másolatkészítés módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának hiteles és pontos másolatát.
Számlák javítása és visszaküldése
Amennyiben egy bizonylat, például egy üzleti partnertől érkező számla, nem felel meg a számviteli törvényben rögzített kritériumoknak, azt nem szabad befogadni.
Ebben az esetben intézkedni kell a szükséges kiegészítéséről vagy javításáról. Fontos megjegyezni, hogy a helyesbítésre szoruló bizonylatokat csak az állíthatja ki, aki eredetileg kibocsátotta őket. A külső bizonylatokat nem javíthatja az a szervezet, amelyik befogadja őket, még akkor sem, ha az adatok helyesek lennének.
A számviteli törvény szigorú előírásokat határoz meg a bizonylatok, különösen a számlák kezelésére vonatkozóan. Ezek az előírások biztosítják a gazdasági események pontos és hiteles nyilvántartását, valamint a számviteli és adójogi követelmények teljesítését. A számlák kezelésének szabályai kiterjednek a bizonylatok kiállítására, megőrzésére és javítására is, amelyek betartása elengedhetetlen a helyes és pontos könyvvezetés érdekében.
