Hogyan könyveljenek jól az egyéni vállalkozók?

Az elnevezés igazából a bevételek és költségek időrendbeli rögzítését pénztárkönyvbe vagy naplófőkönyvbe, amit ráadásul teljes mértékben a pénzforgalmi szemlélet ural.

Mit jelent pontosan a pénzforgalmi szemlélet?

A pénzforgalmi szemlélet azt jelenti, hogy csak az minősül bevételnek, ami be is folyik az egyéni vállalkozó számára (bankszámlára vagy pénztárba), és csak az minősül költségnek, amit ténylegesen ki is fizetett. Tehát önmagában egy átutalásos számla csak egy papírfecni az ő esetükben, és csak a tényleges pénzmozgás bizonylatával együtt fog könyvelődni, és adóhatást kiváltani. Igazából a kiegyenlítetlen vevő-szállító számlák összege is csak külön analitikus nyilvántartásból derül ki, hiszen az adott időszak kimutatása a pénztárkönyvben vagy a naplófőkönyvben nem tartalmazhatja őket, ha egyszer nincsenek kifizetve. Ami szintén nehézkes az egyszeres könyvvezetés esetén, az az adók ellenőrzése, hiszen a pénzforgalmi szemlélet miatt maximum a befizetett adókat lehet összenézni az adófolyószámla befizetés oldalával.

A pénzforgalmi szemlélet egyébként a pénzforgalmi ÁFA szabályrendszerében is visszaköszön, amit a feltételek fennállása esetén akár cégek akár egyéni vállalkozók is választhatnak.

Ennek lényege, hogy csak akkor kell befizetni egy vevői számla áfa tartalmát, ha azt ki is fizették már számunkra. Ezzel párhuzamosan viszont a költség számláink áfa tartalmát is csak akkor tudjuk levonni, ha mi is kifizettük azt a szállítónk számára.

Egyébként itt jegyeznénk még meg, hogy az áfás egyéni vállalkozók fizetendő áfájához alapból egy 45 napos szabályt rendel az ÁFA törvény. Ez a szabály azt mondja ki, hogy egy vevői számla áfa tartalmát annak megérkezésének hónapjára kell bevallani és befizetni, de legkésőbb a számla teljesítési dátumát követő 45. napon (ha addig nem folyna be). Érdekesség, hogy a költség számlákra nincs ilyen szabály, tehát azok áfa tartalmát levonásba lehet helyezni akkor is, ha mondjuk nincs is még kifizetve a teljesítési dátumának hónapjában.

Minden egyéni vállalkozó egyszeres könyvvezetésre kötelezett?

Nem. A katás és átalányadós egyéni vállalkozók főszabályként csak bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezettek, amelyben időrendben, folyamatosan, ellenőrizhető módon kell nyilvántartani és rögzíteni minden olyan adatot, amely az adókötelezettség teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges.

Formailag pedig nincs előírva, hogy ez programban, Excel táblázatban vagy kockás füzetben történjen. Szoktuk mondani, hogy az Excel tábla előnye a kockás füzettel szemben, hogy legalább összeadja korrektül a számokat, valamint többféle szűrési feltételt is beállíthatunk benne. Annyit tudunk még meg tovább olvasva a törvényt, hogy a bevételi nyilvántartásnak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) sorszám;
b) a bizonylat sorszáma;
c) a bevétel összege;
d) a bevétel megszerzésének időpontja.

Mondjuk ez a nyugtás bevételek esetén elegendő is. Viszont, ha valaki tanácsért fordul hozzám, akkor a számlák esetén én ezt mindig ki szoktam egészíteni még az alábbiakkal:

• számla dátumai (keltezés, teljesítési időpont, fizetési határidő),
• vevő neve.
• devizás számla esetén devizás bevételi összeg,
• árfolyam,
• és ebből a forintos bevételi összeg kiszámítása.

Mikor nem elegendő ez a nyilvántartás katások és átalányadósok esetén sem? Akkor, ha áfások, mert értelemszerűen akkor nyilván kell tartaniuk azon költségeiket is, amelyeknél áfát helyeznek levonásba. Valamint, ha valaki iparűzési adó bevallását a főszabály szerint készíti el, és emiatt anyagjellegű költségeket helyez levonásba, akkor ugyanez a helyzet.

Az egyéni vállalkozóknál tényleg nincs tőke?

Igen, az egyéni vállalkozás elindításához nem szükséges alaptőke, de persze ez így ebben a formában nem igaz. Hiszen egy induló vállalkozónak tisztában kell lennie azzal, hogy egy vállalkozás elindítása igenis költségekkel jár, és valószínűleg az első napokban-hetekben még nem realizál bevételt, amiből ezeket a kiadásokat fedezni tudná.
Mi történik akkor a valóságban? Hát az egyéni vállalkozó is ugyanúgy, mint a cégek, a saját magánszemélyes adózott vagyonából bocsájt meghatározott összeget a vállalkozása rendelkezésére. Viszont itt ezt nem hívhatjuk tőkének, hanem kölcsönként tudjuk könyvelés technikailag lekezelni. Majd pedig amikor már van bevétele a vállalkozónak, akkor visszafizetheti magának ezt a kölcsönt.
Természetesen ezekről a kölcsönökről valamilyen formában analitikát is kell vezetnünk, amit többnyire külön táblázatban (pl. Excel) érdemes megoldani.

Mik azok a „be nem számító bevételek és költségek”?

Az egyszeres könyvviteli programokban találkozhatunk olyan tételsorokkal is, amelyeket „Eredményt nem befolyásoló tételek”-nek neveznek. Ilyenek például:

• készpénz felvét/betét bankból/bankba,
• bruttó bérből levont adók-járulékok,
• áfásoknál a befizetett áfa,
• vállalkozói kölcsön nyújtása és visszafizetése,
• vállalkozói osztalék,
• nagyértékű tárgyi eszközök.

Ezek olyan gazdasági események, amiket le kell könyvelnünk, de nincs eredményre gyakorolt hatásuk. A fent felsoroltak közül kivétel a nagyértékű tárgyi eszközök kategória, mivel azok értékcsökkenését költségként el kell számolnunk, de azt külön analitikával tudjuk csak kimutatni minden év végén.

Tényleg le kell adózni a beszerzett, de még el nem adott készleteket?

Igen, amennyiben egy vállalkozói személyi-jövedelemadó szerinti egyéni vállalkozó megszünteti a vállalkozását, akkor ez a szabály.

Illetve azokra is ez vonatkozik, akik a vállalkozói személyi jövedelemadó hatálya alól térnek át kisadózásra, és készletekkel dolgoznak (pl. kereskedelmi szektor). Nekik feltétlenül tekintettel kell lenni a kisadózó vállalkozók tételes adójáról szóló 2022. évi XIII. törvény 12. paragrafusának (2) bekezdésében foglalt szabályokra, amelyek a következők:
„(2) A vállalkozói jövedelem szerinti adózást alkalmazó egyéni vállalkozó a kisadózói adóalanyiság választása bejelentésének adóévében az Szja tv.-nek az egyéni vállalkozói tevékenység megszüntetésére vonatkozó előírásai szerint megállapítja a meglévő készletekkel kapcsolatos bevételét. E bevételt a továbbiakban mindaddig adóalapot nem érintő bevételként tartja nyilván, amíg adókötelezettségeit az e törvény szerinti adóra vonatkozó rendelkezések szerint teljesíti vagy az Szja tv. szerinti átalányadózást alkalmaz. Ha a kisadózó a tevékenységét megszünteti, akkor a bevételét növeli az az összeg, amelyet a kisadózói adóalanyiság bejelentése adóévében megállapított.”

Mindez az jelenti, hogy az érintetteknek adóalapot nem érintő bevételként kell nyilvántartani azon készletek értékét, amit a katás időszak kezdetekor leltárral megállapítottak, és egészen addig, ameddig ez az adózási módja megmarad addig ezzel nincs is semmi további teendője.  Fontos, hogy ugyanez vonatkozik a VSZJA-ból átalányadózásra áttérőkre is! Viszont, ha időközben megszünteti valaki ezt a vállalkozását, akkor azok értékét az aktuális adónem bevételeként ki kell mutatnia a záró bevallásában.
Ha viszont nem megszünteti a vállalkozását valaki, hanem tevékenységét újra SZJA szerinti egyéni vállalkozóként folytatja tovább, akkor a készletértéket SZJA-s bevételként kell kimutatnia rögtön ezen első adóévben. Mindez egyébként a józan paraszti ész szerint is teljesen logikus, hiszen ezzel a megvásárolt készlettel anno egyszer már csökkentette az utolsó SZJA-s évében az adóalapját, amit adózásilag valahol vissza kell korrigálni.
És hogy honnan tudja az adóhatóság, hogy mennyi készlete van valakinek? A főszabály szerint adózók az SZJA bevallás 13-06-os fülén tájékoztató adatként minden évben fel kell, hogy tüntessék a nyitó- és a zárókészlet leltár szerinti értékét is.

Veszteség elhatárolás analitika

Amennyiben egy vállalkozói jövedelem szerinti adózást alkalmazó egyéni vállalkozó veszteséges az adóév végén, akkor azt a veszteséget tovább viheti a további 5 adóévre, és keletkezésének sorrendjében felhasználhatja majd a nyeresége csökkentésére. Persze természetesen csak akkor, ha a rendeltetésszerű joggyakorlás elvének betartásával keletkezett a veszteség. A szabály egyébként az, hogy a következő években keletkező nyereséget, azaz vállalkozói jövedelmet maximum 50 százalékig tudja csak csökkenteni, a maradék fel nem használt veszteséget pedig viszi tovább.
Ezeket az összegeket a korábbi SZJA bevallásokból össze lehet ugyan vadászni, viszont nagyban könnyíti a munkát, ha egy táblázatban évek szerint nyilván tartjuk őket, és minden évben az éves bevallás elkészítésekor csak ezt kel elővenni és aktualizálni.